Wednesday, 08/04/2020 16:01

05 NGUYÊN TẮC HỌP TRỰC TUYẾN HIỆU QUẢ CHO NHÂN VIÊN LÀM VIỆC TỪ XA

Ngày nay, khiến mọi người tập trung trong một cuộc họp đã khó, bắt mọi người tập trung trong một cuộc họp online còn khó khăn hơn. 

Hãy đối mặt với sự thật: đa số những cuộc họp đều không mấy hiệu quả vì người tham dự hầu như không có trách nhiệm tham gia đóng góp. Khi tham gia một cuộc họp bất kỳ, chúng ta thường nhìn nhau bằng những ánh mắt gượng ép. Người tham gia cảm thấy có nghĩa vụ phải giả vờ quan tâm (ngay cả khi họ nhìn chằm chằm vào điện thoại). 

Trong những trường hợp không thể chấp nhận chỉ giao tiếp bằng mắt như vậy, bạn phải học cách để khiến người tham dự thực sự tham gia một cách tự nguyện. Nói cách khác, chính bạn nên sắp xếp các cơ hội giúp họ chủ động tham gia vào cuộc họp đó.

Nguồn: Internet

Một cuộc họp được tổ chức thường có 4 lý do chính: để gây ảnh hưởng đến người khác, để đưa ra quyết định, cùng giải quyết vấn đề hoặc để củng cố các mối quan hệ. Vì tất cả đều là các quy trình yêu cầu tính chủ động cao nên thành viên thụ động trong một cuộc họp hiếm khi đạt được kết quả chất lượng. Điều kiện tiên quyết cho các cuộc họp hiệu quả trực tuyến (hoặc những thể loại khác) là sự chủ động tham gia một cách tự nguyện. (...)

Dưới đây là 05 nguyên tắc để cuộc họp trực tuyến diễn ra hiệu quả hơn.

1. Quy tắc 60 giây

Đầu tiên, đừng bao giờ để người tham dự thảo luận ngay một vấn đề nếu họ chưa thực sự ý thức tầm quan trọng của nó. Hãy làm bất cứ thứ gì trong 60 giây đầu tiên để giúp họ chú ý và hiểu được vấn đề là gì. Các số liệu thống kê gây sốc, những tin đồn hoặc dữ kiện tương tự gây kịch tính có thể được sử dụng. (...) Cho dù bạn sử dụng chiến thuật nào, mục tiêu vẫn là đảm bảo đội nhóm hiểu một cách thấu đáo vấn đề (hoặc cơ hội) trước khi tất cả mọi người bắt tay vào giải quyết nó.

2. Quy tắc trách nhiệm

Khi con người bước vào bất kỳ môi trường xã hội nào, họ ngầm xác định vai trò của mình trong đó. Ví dụ, khi bạn vào rạp chiếu phim, bạn vô thức xác định vai trò của mình là người quan sát - bạn ở đó để được giải trí. Khi bạn vào phòng tập Gym, bạn đóng vai trò là “vận động viên” - bạn ở đó để tập thể dục. Mối đe dọa lớn nhất trong các cuộc họp ảo là cho phép các thành viên trong nhóm vô thức đảm nhận vai trò “quan sát viên”. Nhiều người đã vui vẻ ngầm hiểu vai trò của mình theo cách này khi họ tham gia họp trực tuyến.

Để hạn chế điều này, hãy chuẩn bị trước các vai trò tham gia đóng góp cho người tham dự. Đừng bảo họ “Được rồi, tôi muốn đây là một cuộc thảo luận, không phải là một bài thuyết trình. Tôi cần tất cả các bạn tham gia đóng góp”. Hiếm khi hiệu quả lắm!. Thay vào đó, hãy tạo cơ hội cho mọi người đảm nhận trách nhiệm có ý nghĩa hơn. Điều này được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng quy tắc tiếp theo.

3. Quy tắc “Không có chỗ trốn”

Nghiên cứu cho thấy một người lên cơn đau tim trên tàu điện ngầm ít có khả năng nhận được sự giúp đỡ khi có càng nhiều người trên tàu. Các nhà tâm lý học xã hội gọi hiện tượng này là sự khuếch tán trách nhiệm. Nếu tất cả mọi người đều phải có trách nhiệm, thì trách nhiệm chẳng thuộc về ai. 

Bạn có thể tránh điều này trong cuộc họp bằng cách giao cho mọi người những nhiệm vụ mà họ phải chủ động tham gia mà không thể trốn tránh được. Hãy xác định một vấn đề có thể được giải quyết nhanh chóng, chia mọi người thành nhóm 2-3 người. Sau đó cung cấp cho họ phương tiện để liên lạc với nhau (ví dụ: hội nghị video, kênh Slack, tin nhắn). Nếu trên nền tảng hỗ trợ họp trực tuyến cho phép chia nhóm, hãy sử dụng chúng. Bên cạnh đó, cuộc thảo luận nhỏ nên được giới hạn trong khung thời gian càng hạn chế càng tốt với các yêu cầu được đặt ra rõ ràng.

“Nếu tất cả mọi người đều phải có trách nhiệm, thì trách nhiệm chẳng thuộc về ai.”

4. Quy tắc tối giản hóa Powerpoint (Minimum Viable Powerpoint)

Không có gì làm nhụt chí mọi người hơn việc tấn công họ bằng trang slide này đến trang slide khác, với hàng tá gạch đầu dòng dài bất tận. Dù đội nhóm của bạn có thông minh hay tinh vi đến đâu, nếu mục đích của bạn là muốn họ tham gia đóng góp, dữ kiện, thông tin nên được đan xen với những câu chuyện. Hãy chọn lọc những dữ kiện cần thiết đến mức tối thiểu nhất, đủ để người tham gia hiểu được điều bạn nói. Nếu phải trình bày quá nhiều slide, bạn sẽ cảm thấy rất mệt mỏi để hoàn thành hết phần trình bày của mình.

Ví dụ, nếu bạn chỉ có 18 phút để trình bày ý kiến, 15 slide là quá nhiều. Thay vào đó, bạn chỉ cần đưa ra 1-2 slide, sau đó dùng thêm vài trang nữa để ứng dụng những quy tắc từ 1-3 đã được liệt kê phía trên.

5. Quy tắc 5 phút

Đừng nói liên tục quá 5 phút mà không đưa ra một vấn đề khác cho những thành viên còn lại suy nghĩ. Họ có thể đang ở rải rác đâu đó trong những căn phòng đầy sự xao nhãng. Thế nên, nếu chúng ta không duy trì liên tục sự tập trung, họ sẽ nhẹ nhàng trở về vai trò “quan sát viên” và sau đó, bạn phải nỗ lực rất nhiều để đưa họ tập trung trở lại. Bạn hoàn toàn có thể kết thúc phần trình bày của mình với một danh sách các lựa chọn và yêu cầu người tham gia bỏ phiếu.

Thực hiện 05 nguyên tắc này sẽ thay đổi đáng kể hiệu quả của bất kỳ cuộc họp trực tuyến nào. Trên thực tế, dù bạn phải tổ chức thể loại cuộc họp nào, những nguyên tắc kể trên đều có thể áp dụng được, đặc biệt khi tâm trí của những người lao động làm việc từ xa được tự do đi lang thang.

Theo Justin Hale, “How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings”, Harvard Business Review, 09/03/2020.

Người dịch: Diễm Phúc Trần

Facebook LinkedIn Twitter