Wednesday, 01/04/2020 09:54

10 MẸO LÀM VIỆC TỪ XA HIỆU QUẢ TRONG MÙA DỊCH BỆNH

Làm việc từ xa dần trở nên phổ biến do sự lây lan của dịch bệnh Covid-19. Vậy người lao động nên làm việc thế nào để làm việc từ xa hiệu quả, đạt năng suất cao và đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống?

Những người làm việc từ xa với ngành nghề khác nhau sẽ phải đối mặt với nhiều thử thách khác nhau, không chỉ vì tính cách, mà còn do lối sống và thể loại công việc đang làm. Tuy nhiên, họ vẫn gặp chung nhiều vấn đề tiềm ẩn.

Họ phải đắn đo khi nào thì nên làm việc, làm việc ở đâu và làm thế nào để tách bạch giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Còn thiết bị văn phòng, phát triển nghề nghiệp và cơ hội đào tạo, và xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp thì sao? Làm việc từ xa, đặc biệt là khi làm việc ở nhà hầu hết thời gian, có nghĩa là vật lộn với những vấn đề trên và cả những vấn đề khác nữa.

Dưới đây là 10 lời khuyên dựa trên kinh nghiệm của chuyên gia năng suất Jill Duffy và những gì ông đã quan sát và học hỏi từ những người làm việc từ xa khác.

Nguồn: Unplash

  1. Duy trì đều đặn thời gian làm việc thường xuyên

Hãy xếp thời gian biểu và cố gắng theo sát nó. Để nhân viên làm việc từ xa có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống, họ cần có bảng biểu rõ ràng khi nào thì nên làm việc và khi nào thì bắt đầu họp trực tuyến. 

Thông thường, làm việc theo ca khá bất tiện và điều đó cũng đúng với những người làm việc từ xa. Đôi khi họ phải kéo dài hoặc bắt đầu sớm hơn một ngày để phù hợp với múi giờ của người khác. Khi rơi vào trường hợp trên, hãy cố gắng kết thúc công việc sớm hơn bình thường hoặc ngủ một chút vào sáng hôm sau. Bên cạnh đó, bạn nên cài đặt ứng dụng theo dõi thời gian tự động, chẳng hạn như RescueTime để kiểm tra liệu bạn có tuân thủ lịch trình của mình không.

  1. Xây dựng thói quen vào mỗi buổi sáng

Quyết định khi nào ngồi xuống bàn, mở laptop là một chuyện. Nhưng tạo một thói quen để ngồi được xuống ghế làm việc là một chuyện khác. Vậy thói quen mỗi buổi sáng nào sẽ là cột mốc đánh dấu thời gian bắt đầu làm việc của bạn? Đó có thể là lúc bạn thưởng thức xong một tách cà phê. Có thể là bạn vừa trở về nhà sau khi chạy bộ. Hãy tạo ra một trình tự quen thuộc mỗi buổi sáng, với kết thúc là hành động ngồi xuống bàn và bắt đầu làm việc.

Nguồn: Internet

  1. Đưa ra quy tắc khi làm việc với những người cùng chia sẻ không gian sống với bạn

Hãy đưa ra những nguyên tắc cơ bản với thành viên trong gia đình hoặc những người cùng chia sẻ không gian sống khi bạn làm việc. Nếu con của bạn đi học về lúc bạn vẫn còn làm việc, chúng cần biết những quy tắc rõ ràng để không làm phiền bạn trong khoảng thời gian đó. Ngoài ra, chỉ vì bạn ở nhà và mở cửa cho người giúp việc, hoặc chăm sóc thú cưng không có nghĩa bạn phải luôn làm điều đó. Nếu bạn làm vậy chỉ vì muốn san sẻ công việc nội trợ, cũng tốt thôi, nhưng năng suất của bạn sẽ là thứ chịu đựng sau cùng.

  1. Sử dụng số điện thoại riêng cho công việc

Hãy thiết lập số một điện thoại chỉ sử dụng cho các cuộc gọi với đồng nghiệp và khách hàng. Nó không nhất thiết phải là điện thoại cố định, điện thoại di động thứ hai hoặc thậm chí là thẻ SIM. Nó có thể chỉ là một dịch vụ VoIP miễn phí, chẳng hạn như Google Voice. Có một số điện thoại riêng biệt sẽ giúp bạn quản lý cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.

  1. Giao lưu với đồng nghiệp thường xuyên

Đơn độc, mất kết nối và cảm thấy bị cô lập là những vấn đề phổ biến trong cuộc sống làm việc từ xa, đặc biệt với người hướng ngoại. Thông thường, các công ty có văn hóa làm việc từ xa sẽ đưa ra nhiều hoạt động để kết nối người lao động. Ví dụ, họ thường có những kênh chuyện trò để nhân viên mình ở xa có thể bàn luận những sở thích chung, hay gặp gỡ đồng nghiệp trong cùng khu vực. Việc xác định mức độ tương tác cần thiết để cảm thấy được kết nối, hòa nhập là rất quan trọng. Thậm chí nếu bạn thuộc nhóm người sống nội tâm không muốn giao lưu nhiều, hãy thử tương tác với người khác để làm quen dần, phòng những trường hợp bạn cần nó.

 

Nguồn: Internet

  1. “Xuất hiện” và lên tiếng trong các cuộc họp

Chắc chắn rằng bạn sẽ phải tham gia vào các cuộc họp trực tuyến, nhưng thỉnh thoảng cũng nên tham gia những cuộc họp không bắt buộc. Trong những cuộc họp như vậy, hãy lên tiếng để mọi người biết bạn vẫn đang tham dự cuộc gọi. Một câu nói đơn giản “Cảm ơn mọi người. Tạm biệt!” khi cuộc gọi kết thúc cũng sẽ khiến sự hiện diện của bạn được biết đến.

  1. Chủ động giao tiếp

Làm việc từ xa đòi hỏi nỗ lực giao tiếp rất lớn. Hãy thường xuyên cho những người cần biết về lịch trình và thời gian làm việc của bạn. Khi làm xong một nhiệm vụ hoặc dự án nào đó, bạn nên thông báo cho mọi người. 

Chủ động giao tiếp không nhất thiết có nghĩa là viết một bài luận gồm năm đoạn để mọi người hiểu tình trạng của bạn như thế nào. Nó đơn giản chỉ là nhắc lại những việc bạn đã làm. Hãy đùa với mọi người rằng bạn đã đề cập đến kỳ nghỉ sắp tới 6 lần rồi, và sau đó nhắc lại nó lần nữa.

  1. Trở nên tích cực, vui vẻ

Những tin nhắn ngắn gọn và rõ ràng thường sẽ được ưa thích hơn. Nhưng chúng ta cũng nên biết rằng càng ít đối mặt với mọi người, càng khó cho họ để có thể diễn giải được giọng điệu, ý nghĩa của ta. Khi bạn làm việc từ xa toàn thời gian, bạn phải tích cực và vui vẻ, đến mức mà bạn sẽ thấy có vẻ như mình đang tỏ ra vui vẻ quá mức. Nếu không như vậy, có thể giọng điệu của bạn sẽ bị hiểu nhầm là nhát gừng, hoặc như một kẻ ngốc. Thật không may là quả đúng là như vậy. Hãy tìm cho mình một biểu tượng cảm xúc ưa thích. Bạn sẽ cần chúng đấy.

  1. Đừng quá khó khăn với chính mình

Những nhân viên làm việc từ xa thành công nhất thường nổi tiếng là những người cực kỳ kỷ luật. Thực sự để hoàn thành một công việc toàn thời gian từ một nơi không phải văn phòng hành chính đòi hỏi sự tập trung rất nghiêm túc. Điều đó đồng nghĩa việc người ta dễ xao nhãng khi làm việc trong điều kiện như vậy. 

Nếu bạn thấy mình phút trước đang chú tâm vào công việc, phút sau đang đặt một chuyết bay cho kỳ nghỉ sắp tới, đừng khiển trách bản thân quá gay gắt. Thay vào đó, hãy tự hỏi liệu mọi người trong văn phòng có làm điều tương tự không. Nếu câu trả lời là có, hãy cho mình chút thời gian tự do, sau đó quay trở lại làm việc.

  1. Kết thúc một ngày làm việc với một thói quen

Giống như lúc bắt đầu một ngày với một thói quen, tạo trình tự quen thuộc báo hiệu kết thúc của một ngày làm việc cũng là điều cần thiết. 

Đó có thể là đăng xuất tài khoản cá nhân dành cho doanh nghiệp, hay một buổi chiều đưa thú cưng đi dạo, hoặc một lớp học Yoga vào 6 giờ tối. Bạn cũng có thể chỉ cần một vài động tác đơn giản như tắt máy tính và bật một podcast yêu thích. Dù đó là gì, hãy làm điều đó một cách nhất quán để đánh dấu kết thúc giờ làm việc.

Trên là 10 mẹo có thể giúp bạn làm việc tại nhà hiệu quả hơn. Hãy tìm ra những điều phù hợp nhất với bạn. Đôi khi câu trả lời rất rõ ràng, nhưng đôi khi chúng ta cần thêm cảm hứng từ những người đang gặp vấn đề tương tự. Sẽ luôn có một cộng đồng hỗ trợ nhân viên từ xa tồn tại đâu đó, có thể trên Slack của tổ chức hoặc một blog hay trang Twitter.

Theo Jill Duffy, “Get Organized: 20 Tips for Working From Home”, 11/03/2020

Người dịch: Diễm Phúc Trần