Monday, 23/03/2020 16:39

LÀM VIỆC TỪ XA - 05 ĐIỀU CẦN BIẾT GIÚP DOANH NGHIỆP ỨNG PHÓ TRONG DỊCH BỆNH

Sự lây lan toàn cầu và đầy biến động của virus Covid-19 có thể là lúc biết được liệu người sử dụng lao động có sẵn sàng thích ứng kịp thời với những thay đổi bất ngờ hay không. Nếu tình hình xấu đi, rất có thể nhiều lao động được yêu cầu, hoặc yêu cầu, làm việc từ xa. Dưới đây là 05 điều cần biết giúp doanh nghiệp có thể ứng phó linh hoạt trong mùa dịch bệnh.

Sự lây lan toàn cầu và đầy biến động của virus Covid-19 có thể là khoảnh khắc biết được liệu người sử dụng lao động có sẵn sàng thích ứng kịp thời với những thay đổi bất ngờ hay không. Những chuyến công tác phải giảm đi dần hoặc thậm chí dừng lại hoàn toàn. Nhiều người lao động có thể phải làm việc trái múi giờ và sử dụng ứng dụng họp trực tuyến để đảm bảo công việc. Và, nếu tình hình trở nên tệ hơn, nhiều người thực sự có thể được yêu cầu, hoặc yêu cầu, làm việc từ xa.

Các doanh nghiệp, tổ chức liệu đã sẵn sàng? Khả năng cao là không. Nhưng ngay cả với những người đủ cởi mở để nghĩ lại về cách công việc sẽ được hoàn thành, họ có sẵn sàng cho câu hỏi về hậu khủng hoảng không thể tránh khỏi: “Tại sao chúng ta không làm điều này mọi lúc?” hay không?

Nguồn: OJO Images/Getty Images

Vậy thế nào để doanh nghiệp có thể không chỉ linh hoạt ứng phó với sự gián đoạn tiềm tàng này, mà còn xem nó như một cơ hội để tái hình dung cách làm việc rõ ràng hơn? Dưới đây là năm bước để bắt đầu:

1. Nhận thức được khả năng tất cả hoặc một phần lực lượng lao động có thể cần phải làm việc từ xa.

Cầu nguyện chuyện đó sẽ không xảy ra, hoặc đơn giản là phớt lờ, đơn thuần đều không phải là một chiến lược. Việc đưa cho mỗi người một chiếc laptop và bảo họ “Hãy đi làm việc tại một nơi nào đó khác” vào những ngày cách ly diện rộng cũng như vậy. 

Hãy lên kế hoạch như thể cách duy nhất để duy trì hoạt động là để càng nhiều người lao động làm việc từ xa càng tốt. Nếu rơi vào tình huống yêu cầu sự ứng phó nhanh, các phòng ban liên quan bao gồm nhà quản lý, IT, phòng nhân sự và các cơ sở khác cần được tập hợp để bắt đầu lập kế hoạch cho các viễn cảnh khác nhau và tìm cách thực thi tối ưu nhất cho từng tình huống.

2. Gạch đầu dòng những đầu việc và nhiệm vụ có thể bị ảnh hưởng.

Phân loại chúng vào ba cột như sau: 

1) Có thể được thực hiện, thậm chí một phần, mà không cần phải có mặt ở công ty,

2) Chắc chắn không thể thực thi dù chỉ một chút nếu không đến nơi làm việc

3) Không chắc.

Hãy thách thức mọi giả định có khả năng không chính xác về các công việc cụ thể được xem không thể hoàn thành từ xa. Và với những thứ trong cột “không chắc”, sẵn sàng thử nghiệm là cách tốt nhất. Như Cali Williams Yost (CEO and founder of Flex+Strategy) trong nhiều năm ông được bảo rằng “Những người trợ lý hành chính không thể làm việc linh hoạt được”. Và sau đó nhiều năm, ông đã cùng nhóm trợ lý hành chính làm việc để chứng minh điều đó chẳng đúng chút nào. 

Đúng vậy, một số nhiệm vụ nhất định đòi hỏi sự hiện diện tại nơi làm việc mới có thể thực thi, nhưng chúng hoàn toàn có thể được lên kế hoạch để hoàn thành.

"Trên thực tế, phần lớn các đầu việc đều có thể diễn ra hiệu quả bên ngoài mô hình làm việc truyền thống và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp."

3. Kiểm tra điều kiện phần cứng và phần mềm CNTT đã có và lấp đầy những lỗ hổng trong việc truy cập, kết nối

Hãy đánh giá mức độ tiện lợi của các ứng dụng cụ thể, chẳng hạn như Video Conference và các nền tảng cộng tác/ giao tiếp khác. Nếu bạn phát hiện những lỗ hổng, hãy training cho người lao động và cho họ được thực hành trước.

Đồng thời, thiết bị nào thuộc công ty được phép sử dụng và thiết bị nào thuộc cá nhân (điện thoại, laptop,..) cần được xác định rõ ràng.  Bên cạnh đó, hãy vạch ra những vấn đề bất kỳ về bảo mật dữ liệu và tìm cách giải quyết ngay.

4. Thiết lập các quy tắc liên hệ và báo cáo nội bộ

Hệ thống thông tin nội bộ cần phác thảo bao gồm: cách tiếp cận, thông tin nội bộ (ví dụ: tất cả thông tin liên hệ ở một nơi, các kênh liên lạc chính được làm rõ - email, IM, Slack, v.v.); nhân viên dự kiến ​​sẽ trả lời khách hàng như thế nào; và làm thế nào và khi nào các phòng ban sẽ làm việc và gặp nhau.

5. Xác định các cách để đo lường hiệu suất 

Sau khi tình huống đòi hỏi sự linh hoạt qua đi, dữ liệu này sẽ cho phép doanh nghiệp đánh giá về những gì đã hoạt động, những gì đã làm, và tại sao. Dữ liệu cũng sẽ chuẩn bị cho tổ chức để trả lời câu hỏi không thể tránh khỏi một khi khủng hoảng đã qua, Tại sao chúng ta không làm điều này mọi lúc? 

Tùy thuộc vào kết quả, doanh nghiệp có thể quyết định tiếp tục thực hiện những biện pháp khả quan có thể ứng dụng sau khủng hoảng. Ví dụ: Công ty cắt giảm 25% đi công tác và thay thế bằng việc làm việc trực tuyến. Sau đó, kết quả là khoảng 80% các cuộc họp đó có hiệu quả tương đương nhau. Do đó, việc giảm 20% chuyến công tác khá hiệu quả, nhưng lần này là một phần của chiến lược bền vững của tổ chức để cắt giảm lượng khí thải carbon.

Theo “What’s Your Company’s Emergency Remote-Work Plan?”, Cali Williams Yost, Harvard Business Review, 28/02/2020.

Người dịch: Diễm Phúc

Facebook LinkedIn Twitter