Siêu Việt Group chuyển đổi số cho hoạt động tuyển dụng - Nguyễn Thị Mỹ Hậu

Siêu Việt Group đã thực hiện chuyển đổi số cho hoạt động tuyển dụng như thế nào?

Có lẽ câu chuyện làm thế nào để tuyển dụng được nhân tài phù hợp và nhanh chóng; làm thế nào để tương tác, cập nhật tiến độ liên tục cho cấp trên hoặc Hiring Manager (chúng tôi hay gọi là người yêu cầu tuyển dụng); làm thế nào để có báo cáo tuyển dụng kịp thời, có cơ sở để đánh giá mức độ hiệu quả của các kênh,...luôn là câu hỏi ám ảnh các chuyên viên tuyển dụng như chúng tôi.

Nếu như phần lớn thời gian của chúng ta dành cho câu chuyện nhập thông tin hồ sơ ứng viên, trao đổi và tương tác thủ công trong việc sàng lọc và gửi hồ sơ, vậy chúng ta sẽ mãi luẩn quẩn trong vòng lặp không có hồi kết và không có thêm cơ hội để học hỏi, thực hiện thêm nhiệm vụ mới hoặc tham gia các dự án mới liên phòng ban. Đó là lý do tôi tìm tới ATS và đề xuất với sếp để được ứng dụng nó vào trong công việc tuyển dụng.

Lần đầu tiên tôi nghe đến khái niệm ATS (Applicant Tracking System) là vào năm 2017, lúc ấy mới bước chân vào nghề nên tôi cũng còn nhiều bỡ ngỡ. Sau đó tôi nhanh chóng nhận ra ATS có thể giúp ích cho mình rất nhiều trong công việc tuyển dụng, đánh giá và quản lý dữ liệu ứng viên, giúp tôi có nhiều thời gian hơn, không chỉ tối ưu được thời gian tuyển dụng mà còn tập trung vào những công việc khác như quảng bá thương hiệu tuyển dụng.

Vậy ATS có những gì, hoạt động ra sao và có thật sự thần thánh như lời đồn?

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị triển khai phần mềm ATS, tùy theo nhu cầu cụ thể  và mức kinh phí có thể đầu tư, các công ty có thể lựa chọn những phần mềm phù hợp với mình. Về cơ bản thì ATS có những chức năng như sau:

  • Quản trị thông tin ứng viên (thông tin cơ bản, CV, portfolio)
  • Quản trị quy trình tuyển dụng (các bước trong quy trình từ lúc nhận thông tin tuyển dụng cho tới khi offer, tương tác với Hiring Manager, tương tác với ứng viên, quy trình hội nhập sau tuyển dụng,...)
  • Báo cáo kết quả tuyển dụng và các hoạt động liên quan (phân quyền cho từng role (vai trò) để kiểm soát mức độ tiếp cận thông tin của từng thành viên)
  • Ngoài ra, một số tính năng khác cũng khá hay như Chức năng tìm kiếm hồ sơ ứng viên (không chỉ trong cơ sở dữ liệu hiện có mà còn cả ứng viên toàn cầu), gợi ý Mô tả công việc, bài test, bộ câu hỏi cho các kỹ năng cần thiết, đặt lịch phỏng vấn,...

Vậy, ATS giúp ích cho tôi như thế nào trong quá trình thực thi tuyển dụng?

Thứ nhất, chức năng liên kết đăng tuyển với các trang tuyển dụng, hiện nay các ATS thường sẽ liên kết với các bên thứ 3 trong việc đăng tin tuyển dụng (các trang ở nước sở tại, thậm chí các ATS ở nước ngoài thường liên kết với Linkedin), rất tiện dụng trong việc quản lý tin đăng và nhận trực tiếp hồ sơ ứng viên về hệ thống ATS.

Thứ hai, đối với nhu cầu lưu trữ và khai thác thông tin ứng viên: ATS có hỗ trợ upload hàng loạt CV và chủ động scan tất cả những thông tin cần thiết, có sẵn trên CV (như tên, số điện thoại, email, kinh nghiệm, thời gian làm việc, bằng cấp, giới thiệu về bản thân,...). Từ đó giảm thiểu rất nhiều thời gian nhập liệu cho từng hồ sơ và đưa thẳng tới bước đầu tiên của tuyển dụng (sàng lọc hồ sơ). Ngoài ra, hệ thống sàng lọc kỹ năng (câu hỏi, keywords) và skills tag cũng giúp chuyên viên tuyển dụng nhanh chóng loại bỏ những hồ sơ chưa thật sự phù hợp ngay từ ban đầu, tránh tình trạng phải sàng lọc rất nhiều hồ sơ.

Thứ ba, nền tảng tương tác nhanh chóng giữa Chuyên viên tuyển dụng - ứng viên - hiring manager. Mọi thông tin trao đổi giữa Chuyên viên tuyển dụng - Hiring Manager và Chuyên viên tuyển dụng - ứng viên  được thực hiện nhanh chóng, minh bạch thông qua các công cụ như liên kết email, liên kết lịch sử ứng tuyển, lịch sử phỏng vấn. Giúp giảm được thời gian liên hệ, trao đổi giữa các bên và cập nhật tiến độ.

Thứ tư, hệ thống báo cáo của ATS thường tính toán những chỉ số cơ bản của tuyển dụng như Time to fill, Time to hire, Source of hire, Selection ratio,...nên khi có nhu cầu, sếp hoặc Hiring Manager hoàn toàn có thể chủ động trong việc kiểm tra tiến độ tuyển dụng của phòng ban mà không cần chờ chuyên viên tuyển dụng báo cáo.

Bên trên là các lợi ích cơ bản của việc sử dụng ATS, ngoài ra, đối với từng phần mềm sẽ có thêm những tính năng riêng. Vậy khi sử dụng ATS thì chúng ta cần lưu ý những thông tin gì?

  • Thống nhất về các ký hiệu, tag (đặc biệt là phần nguồn tuyển dụng và skill của từng vị trí)
  • Thống nhất các khái niệm và có hướng dẫn sử dụng để đảm bảo các chuyên viên tuyển dụng, hiring manager và sếp có cùng 1 cách hiểu như nhau, tránh gây hiểu lầm phát sinh.

Trong trường hợp chúng ta không có kinh phí để sử dụng ATS, chúng ta có những giải pháp thay thế nào? Trên thực tế thì chi phí sử dụng ATS khá đắt đỏ nên cũng dẫn đến sự hạn chế trong việc sử dụng. Không sao, hiện tại các công cụ miễn phí về lập báo cáo cũng khá nhiều trên thị trường. Do thông thường ATS chỉ có những chỉ số cơ bản, nên đối với nhu cầu báo cáo nâng cao của Siêu Việt, chúng tôi có sử dụng thêm Google Data Studio - GDS (hiện tại đã đổi tên thành Looker) để lấy dữ liệu và trực quan hóa thành những báo cáo nâng cao. Tại đây mình có thể tùy chỉnh và tính toán bất cứ chỉ số nào mà công ty bạn cần (miễn là dữ liệu đầy đủ).

GDS có giao diện khá thân thiện với người dùng, có thể hiểu nôm na logic hoạt động khá giống Excel nên tùy chỉnh cũng đơn giản. Tương tự như ATS, lời khuyên cho các bạn khi bắt đầu chuẩn hóa dữ liệu là:

  • Dữ liệu cần tập trung, đầy đủ và chính xác, được cập nhật thường xuyên để báo cáo luôn được làm mới.
  • Thống nhất toàn bộ khái niệm, keywords, công thức tính với người xem báo cáo để tránh gây hiểu lầm.

Hy vọng bài viết giúp ích được cho các bạn trong việc quản lý thông tin tuyển dụng và tối ưu được thời gian dành cho công việc hơn.

Chúc các bạn có một ngày mới nhiều niềm vui và năng lượng.

 

Nguyễn Thị Mỹ Hậu

Talent Acquisition Manager

Sự kiện liên quan

Liên hệ ngay
Do you need suitable HR solutions? Contact us now! Or call +84 906645006

Nhu cầu đăng ký tài khoản của bạn
Đăng ký hội viên cá nhân
Đăng ký Hội viên Doanh nghiệp
Tôi đồng ý với các điều khoản của VNHR