VNHR-Câu lạc bộ Nhân sự Việt Nam

Vì sao chuyển đổi số và 4 bài toán lớn - Dương Phước Nam Huân

CHUYỂN ĐỔI SỐ BỘ PHẬN NHÂN SỰ

Mười năm trở lại đây, ai trong chúng ta chắc cũng ít nhất một lần nghe tới cụm từ “chuyển đổi số”, cụm từ này được nhắc đến rất nhiều trên tất cả các phương diện của cuộc sống. Ở tầm vĩ mô thì Chính phủ đang ra sức để chuyển đổi số. Ở cơ quan, doanh nghiệp cũng đặt chuyển đổi số là một trong những mục tiêu của doanh nghiệp mình. Trường học, thậm chí những người kinh doanh buôn bán nhỏ lẻ cũng tự thấy là cần phải chuyển đổi số. Vậy với chúng ta, những người làm công tác Nhân sự, chuyển đổi số là gì và chúng ta cần phải làm gì?

Theo quan điểm cá nhân, chuyển đổi số trong bộ phận Nhân sự là việc chúng ta áp dụng sự tiến bộ của khoa học, công nghệ vào công tác quản lý, vận hành nhân sự tại doanh nghiệp của mình. Có một điều chúng ta cần phải làm rõ – chuyển đổi số không phải là quá trình loại bỏ con người để đưa máy móc, công cụ vào thay thế. Công nghệ mà chúng ta áp dụng sẽ giúp chúng ta hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, tốn ít nguồn lực hơn, mang lại tính hiệu quả cao hơn và giúp tối ưu chi phí doanh nghiệp. Trước khi đi vào chi tiết chúng ta có thể làm gì, hãy tìm hiểu vì sao chúng ta cần phải chuyển đổi số cho công tác Nhân sự.

Con người là yếu tố quan trọng của doanh nghiệp. Việc đầu tư khoa học công nghệ và công tác quản lý nhân viên sẽ giúp nâng tầm của bộ phận Nhân sự, chuyển mình từ công việc mang tính quản lý hành chính sang việc tư duy chiến lược, đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Hệ thống hóa dữ liệu. Ngày nay chúng ta không thể sống mà không quan tâm tới dữ liệu. Dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng với các quyết định trong kinh doanh. Việc hệ thống hóa dữ liệu của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc xây dựng chiến lược nhân sự và ra quyết định liên quan đến con người.
Đảm bảo an toàn thông tin. Hiện nay hầu hết công việc được giải quyết thông qua Internet, việc bảo mật thông tin trở thành một trong những vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Việc này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi mà việc trao đổi dữ liệu diễn ra mỗi ngày; và bộ phận nhân sự thường xuyên phải xử lý một lượng lớn thông tin bí mật và mang tính cá nhân.

Để đơn giản hóa và nâng cao sự tập trung, chúng ta sẽ bàn về chuyển đổi số cho 4 bài toán lớn nhất của Nhân sự tại bất kỳ doanh nghiệp nào.

Thu hút, tuyển dụng nhân tài
Quản lý thông tin nhân sự
Công tác tính lương, thưởng
Quản lý tài liệu, văn bản chứng từ

Bài toán số 1: Thu hút, tuyển dụng nhân tài

Tuyển dụng luôn là khâu đầu tiên trong công tác quản trị nguồn lực tại doanh nghiệp. Có một thực tế khiến chúng ta phải suy ngẫm, thị trường có nhiều nhân lực có chất lượng nhưng doanh nghiệp vẫn không thể tuyển được ứng viên có chất lượng. Trong thời đại hiện nay, cách tuyển dụng truyền thống đã không còn phù hợp nữa, thay vào đó, chúng ta nên sử dụng phần mềm quản trị nguồn ứng viên. Phần mềm có nhiệm vụ tải những hồ sơ, CV phù hợp với nhu cầu tuyển dụng từ các kênh tuyển dụng, sàn việc làm về cho doanh nghiệp. Sau đó, ứng dụng trí tuệ nhân tạo hoặc một vài đoạn code phần mềm sẽ tự động bóc tách các trường dữ liệu giúp giảm thiểu thời gian xem và lọc, đánh giá CV. Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm còn giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ CV, lịch sử của từng ứng viên để có những chính sách tuyển dụng phù hợp cho từng đối tượng.

Bài toán số 2: Quản lý thông tin nhân sự

Có một thực tế là nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu kinh doanh lại ít nghĩ đến việc xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu nhân viên hoàn chỉnh. Chỉ đến khi số lượng nhân viên tăng lên, nhiều dữ liệu cá nhân thì doanh nghiệp mới tính đến việc hệ thống hóa dữ liệu nhân viên. Tùy theo nhu cầu, kinh phí mà doanh nghiệp có thể “số hóa” thông tin dữ liệu bằng Excel hoặc một phần mềm chuyên dụng. Một số lưu ý chính khi triển khai thực hiện quản lý dữ liệu bằng Excel:

Cần có một bảng tổng hợp (dashboard) các chỉ số quan trọng cần theo dõi
Dữ liệu trên bảng tổng hợp là kết quả tính toán từ dữ liệu thô
Dashboard cần có được sự tương tác để đáp ứng yêu cầu của công việc
Dữ liệu thô được lưu riêng thành từng dữ liệu riêng biệt
Các trường dữ liệu nên được xác định rõ ràng từ khi bắt đầu

Một kho dữ liệu hoàn chỉnh bao gồm phần dữ liệu thô (raw) chính xác và một bảng tổng hợp (dashboard) có tính tương tác. Chính sự tương tác này sẽ giúp cho bộ phận Nhân sự trả lời được các câu hỏi liên quan đến dữ liệu, cũng như thông tin luôn có được tính kịp thời và được cập nhật theo thời gian thực.

Bài toán số 3: Công tác tính lương, thưởng

Tính lương luôn là 1 trong những việc quan trọng nhất của bộ phận Nhân sự, công tác này đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối vì bất kỳ sai sót nào cũng sẽ tạo ra sự ảnh hưởng đến nhân viên. Tự động hóa bảng lương mang lại cho các doanh nghiệp nhiều lợi ích khác nhau như hạn chế tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu, tiết kiệm thời gian, tăng năng suất làm việc. Một hệ thống tính lương được coi là chuẩn khi có các tính năng sau:

Tính lương theo những hình thức đo lường kết quả công việc khác nhau: KPI, OKR và mô hình 3P
Áp dụng được mức lương cơ bản, hệ số lương, các khoản trợ cấp, giảm trừ.
Tạo được phiếu lương cho từng các nhân.
Tính được tổng chi phí theo phòng ban, bộ phận.

Bài toán số 4: Quản lý tài liệu, văn bản chứng từ

Hiện nay đa số doanh nghiệp vẫn đang lưu trữ tài liệu, văn bản của bộ phận Nhân sự bằng hình thức truyền thống. Việc này trong tương lai sẽ có những bất cập khi chúng ta dần chuyển sang hình thức làm việc từ xa, sử dụng công nghệ và mọi quy trình sẽ diễn ra trên không gian Internet. Sau đây là một số gợi ý để chúng ta bắt đầu số hóa tài liệu văn bản

Chuyển tất cả tài liệu cá nhân của nhân viên thành file mềm. Bao gồm nhân viên hiện tại và những nhân viên đã nghỉ việc.
Sử dụng công nghệ lưu trữ đám mây, đảm bảo có thể truy cập bất kỳ lúc nào.
Số hóa các chứng từ liên quan đến công tác bảo hiểm, thuế, công đoàn và phân loại theo từng năm, từng doanh nghiệp để tiện cho công tác kiểm toán.
Sử dụng chữ ký số cho các tài liệu lưu hành nội bộ

Chuyển đổi số không đơn giản chỉ là số hóa và áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp, mà chuyển đổi số là quá trình chúng ta sử dụng công nghệ để tạo ra hoặc sửa đổi quy trình kinh doanh, văn hóa của doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu suất, và gia tăng trải nhiệm cho nhân viên cũng như khách hàng. Bộ phận Nhân sự là một bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, nơi mà nhân viên sẽ thường xuyên có những tương tác, trao đổi trong suốt thời gian làm việc; do vậy việc bộ phận nhân sự chuyển đổi số sẽ tạo ra những giá trị tích cực cho cả tổ chức, nâng cao sự gắn kết và tính hiệu quả trong công việc. Bên cạnh đó, chúng ta cũng nên chú trọng đến việc xây dựng văn hóa chuyển đổi số đến từng nhân viên để chính họ là người đầu tiên áp dụng khoa học, công nghệ vào công việc của bản thân nhằm đạt được kết quả cao nhất.

Cuối cùng, chúng ta sẽ sai lầm khi nghĩ rằng phần mềm hay các ứng dụng có thể thay thế được con người. Không, chuyển đổi số không thể thay thế được con người, nó chỉ là công cụ để hỗ trợ con người có thể hoàn thành và quản lý công việc một cách tốt hơn. Việc chuyển đổi số có thành công hay không phụ thuộc vào cách thức và thái độ của từng cá nhân chúng ta. Khoa học, công nghệ chỉ là công cụ cung cấp dữ liệu, còn việc sử dụng dữ liệu đó như thế nào phụ thuộc vào chủ doanh nghiệp và các thành viên của doanh nghiệp./.

Dương Phước Nam Huân,

Giám đốc Nhân sự, VPĐD Santen Phamaceutical ASIA

Về VNHR

Cơ cấu tổ chức

Điều lệ hội viên

Sự kiện Managers

Sự kiện HR-Pros

Sự kiện C-Suite

Kiến thức luật lao động

Tin đối tác

Tin Hội Viên

HR Mentoring

HR Networking

Dự án

Kiến thức nhân sự

Khóa học nhân sự

Tài liệu

Góc ứng viên

Góc nhà tuyển dụng

Sự kiện liên quan

Điều khoản VNHR

Chính sách bảo mật thông tin VNHR - Đơn đồng thuận cung cấp thông tin.

I. Giới thiệu

II. Những thay đổi đối với Chính sách quyền riêng tư

III. Các loại dữ liệu chúng tôi thu thập

Dữ liệu cá nhân

Dữ liệu phi cá nhân

IV. Cách chúng tôi sử dụng dữ liệu của bạn

Dữ liệu cá nhân

Dữ liệu phi cá nhân

V. Cách chúng tôi chia sẻ dữ liệu của bạn

VI. Cách bạn có thể quản lý việc xử lý dữ liệu của mình

VII. Cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu cá nhân

VIII. ID người dùng và mật khẩu

IX. Liên kết tới các trang Internet khác

X. Cách bạn có thể truy cập, thay đổi và xóa dữ liệu cá nhân của mình

XII. Cookie và các thiết bị web khác

XII. Truyền dữ liệu đến các quốc gia khác

XII. Quyền khiếu nại với cơ quan giám sát

XIV. Thông báo vi phạm

XV. Thông tin liên lạc