VNHR-Câu lạc bộ Nhân sự Việt Nam

Nâng cao hiệu quả nhân sự thông qua quy trình làm việc chung

Thông qua việc quản lý dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn và tiêu chuẩn hóa, tăng cường sự minh bạch và thiết kế quy trình cải tiến, chúng ta có thể đạt được sự sống hòa hợp và hiệu quả.

Trên toàn thế giới, các nhà quản lý đang nỗ lực tìm cách liên tục cải tiến quy trình và tìm ra phương pháp mới để nâng cao hiệu suất của tổ chức. Đây là một chủ đề không bao giờ lỗi thời và cần được xem xét và chú ý liên tục. Trong môi trường thị trường biến động và áp lực cạnh tranh, chúng ta phải thay đổi liên tục và tiến bộ trong mục tiêu kinh doanh.

Phòng nhân sự có lẽ là một ví dụ rõ ràng nhất cho sự thay đổi không ngừng. Đây là một chức năng quan trọng của doanh nghiệp, liên tục phải chứng minh giá trị của mình và đo lường những gì quan trọng. Với sự hiện diện toàn cầu, nhiệm vụ trở nên phức tạp hơn khi nhóm nhân sự phải phối hợp hoạt động trên các múi giờ khác nhau, vượt qua rào cản ngôn ngữ và quy định lao động địa phương.

Vấn đề lương cũng đối mặt với những thách thức tương tự, đòi hỏi làm việc chăm chỉ để đáp ứng yêu cầu cụ thể từng quốc gia và đảm bảo nhân viên được trả đúng và đúng thời hạn. Hai yêu cầu này có vẻ không liên quan, nhưng cả hai đều liên quan đến việc xử lý thông tin về nhân viên hàng ngày, duy trì và cập nhật hồ sơ, quản lý yêu cầu và cuối cùng, tạo ra trải nghiệm tích cực cho nhân viên trên toàn công ty.

Tùy thuộc vào dự án, phòng nhân sự và tiền lương mất nhiều giờ để điều phối thu thập và xác minh dữ liệu, thực hiện điều chỉnh và tính toán, và chuyển thông tin khi cần thiết. Ngay cả các tổ chức tại Hoa Kỳ đã triển khai các giải pháp doanh nghiệp, cũng gặp khó khăn khi tự động hóa trên các địa điểm toàn cầu, thay vì dựa vào cập nhật thủ công và bảng tính, dẫn đến nhiều sai sót và chi phí cao hơn cho nhà tuyển dụng. Lịch sử đã chứng minh rằng trước đây không thể chia sẻ quy trình làm việc, và kết quả là cảnh quan nhân sự và tiền lương trở nên ngày càng phân tán và không tập trung, không thể khắc phục - cho đến gần đây.

Xem xét lại sản phẩm về mức độ phù hợp

Hiện nay, công nghệ tiên tiến cho phép dữ liệu di chuyển trên toàn cầu thông qua tự động hóa trên đám mây. Việc chuyển đổi sang hệ thống số hóa tạo ra cơ hội để đơn giản hóa và tối ưu hóa hệ thống thông qua tích hợp. Tuy nhiên, sự thay đổi diễn ra chậm chạp, như đã được chứng minh trong Khảo sát Vận hành Tiền lương của Deloitte năm ngoái, chỉ có 6% các công ty sử dụng robot trong quy trình của họ.

Vẫn còn rất nhiều thông tin tuyệt vời mà chúng ta chưa nghĩ đến cách để lấy từ nguồn thông tin khác nhau. Một phương pháp tích hợp và tự động hóa giữa phòng nhân sự và tiền lương có thể giúp xem xét và cập nhật những thông tin đã tồn tại và thu thập bất kỳ thông tin nào còn thiếu. Đồng thời, các quy định gần đây như GDPR đã đặt ra hướng dẫn và hạn chế mới, tăng cường nhu cầu xem xét lại. Từ quan điểm bảo mật dữ liệu, tích hợp cho phép các nhóm theo dõi quyền truy cập và di chuyển dữ liệu từ một nguồn duy nhất thay vì nhiều nguồn. Trong trường hợp của một công ty dịch vụ tài chính đa quốc gia, tích hợp và tự động hóa quy trình làm việc giảm sự phụ thuộc vào can thiệp thủ công, cải thiện báo cáo và tuân thủ các tiêu chuẩn khu vực trong khi mang lại cải tiến quy trình đáng kể.

Với một nền tảng toàn cầu và thống nhất, con người và quy trình làm việc cùng nhau để quản lý các nhiệm vụ hàng ngày và bất ngờ trong thời gian thực. Quy trình làm việc chung mở ra cơ hội hợp tác và giao tiếp, không phụ thuộc vào vị trí, loại bỏ công việc đoán mò cho lịch trình và sử dụng chức năng tích hợp để báo cáo và xác minh. Khi công việc hiện tại được tích hợp và tự động hóa, các hoạt động tăng thêm được xây dựng dựa trên cơ sở đó, góp phần cải thiện hiệu suất và kết quả.

Thống nhất nhân sự vào 1 hệ thống tích hợp

Không thể phủ nhận rằng công nghệ đóng vai trò trung tâm trong bất kỳ quy trình tích hợp nào, trong trường hợp này, với việc tích hợp các công cụ và tự động hóa trên phạm vi toàn cầu, thay vì riêng lẻ từng quốc gia. Tuy nhiên, còn một yếu tố quan trọng khác cần xem xét trong việc đạt được quy trình làm việc này, đó là tác động của phòng nhân sự và tiền lương đến trải nghiệm của nhân viên. Bằng cách giải phóng khỏi sự phân tán của các hệ thống khác nhau, các chuyên gia phòng nhân sự và tiền lương có thể giải phóng các nhiệm vụ quá trình phức tạp và tập trung hơn vào các sáng kiến có ý nghĩa - làm mới vai trò và trách nhiệm của họ và mang sự truyền cảm hứng và đổi mới đến tổ chức.

Đối với tập đoàn đa quốc gia đã được đề cập ở trên, việc tích hợp trung tâm dữ liệu tiền lương thông qua các yêu cầu pháp lý, thêm quyền ủy quyền và xác minh trực tuyến trong khi loại bỏ nhu cầu sử dụng các nhà cung cấp, biểu mẫu và tài liệu khác nhau. Nhờ sự đơn giản hóa và tự động hóa, các nhóm đã giới thiệu bảng lương trực tuyến và cung cấp cho nhân viên cơ hội sử dụng các công cụ tự phục vụ để duy trì dữ liệu cá nhân.

Mà không còn áp lực từ các hạn chế thời gian chạy của từng quốc gia và nguy cơ lỗi lớn, tiền lương có thể mở rộng và đưa ra các tùy chọn mới như ứng tiền lương trước để giúp nhân viên giữa các lần nhận lương. Trên phía phòng nhân sự, việc có quyền truy cập vào dữ liệu tiền lương toàn cầu nâng cao khả năng nhìn thấy trên lực lượng lao động và hỗ trợ chương trình tuyển dụng nội bộ và chương trình di chuyển nhân tài - và điều này xảy ra vào thời điểm mà PwC nhận thấy sự gia tăng 50% trong các nhiệm vụ quốc tế sắp tới. Qua việc tích hợp, khả năng của phòng nhân sự và tiền lương mở rộng, liên kết hai khía cạnh này với quản lý thương hiệu nhà tuyển dụng trong khi công nhân cũng được hưởng lợi, tạo ra một lợi ích đôi cho tổ chức.

Đồng bộ hóa quy trình

Tất nhiên, như các nhà điều hành đã biết rõ, luôn có công việc mới và nhiều hơn phải làm. Những gì phục vụ tổ chức hôm nay có thể không phục vụ vào ngày mai, và phòng nhân sự và tiền lương cần duy trì tính linh hoạt. Deloitte gọi tư duy này là "điều hòa" thay vì "tối ưu hóa" được sử dụng thường xuyên hơn, và chú thích rằng "Một quá trình tích hợp biến đổi... có thể xác định các cơ hội để cung cấp dịch vụ nhân sự hiệu quả hơn, bao gồm cải tiến dựa trên công nghệ và tái thiết kế quy trình."

Thông qua việc sử dụng các phương pháp như động cơ quy trình làm việc hoặc bản đồ hóa, dữ liệu về quy trình được thu thập, chỉ ra nơi xảy ra sự không hiệu quả và đưa ra một tầm nhìn rõ ràng về những cải tiến tiềm năng. Một ví dụ về điều này có thể liên quan đến tỷ lệ phê duyệt lần đầu và hiệu quả của việc chuyển dữ liệu nhân sự vào quy trình tiền lương. Bằng cách phân tích thành công của nhiệm vụ, phòng nhân sự và tiền lương có thể hiểu về độ chính xác của dữ liệu hiện có cũng như bất kỳ thông tin nào còn thiếu mà sẽ được yêu cầu trong các lần chạy trong tương lai. Không có gì ngạc nhiên khi một tập đoàn đa quốc gia đã đạt được tỷ lệ chính xác của bảng lương là 99,99% trong khi tiết kiệm chi phí cho các chức năng khác.

Khi thực hiện thực hành này, với phòng nhân sự và tiền lương được cập nhật và tự động hóa khi cần, tổ chức thu được những thông tin sâu sắc hơn về hiệu suất tổng thể của quá trình tích hợp và quy trình làm việc chung. Thông qua việc quản lý dữ liệu tốt hơn, tăng cường tính toàn vẹn, cùng với sự chuẩn hóa, minh bạch và cuối cùng là thiết kế quy trình, các nhóm phòng nhân sự và tiền lương có thể hòa hợp và làm việc hiệu quả.

Các thị trường phòng nhân sự và tiền lương tiếp tục đổi mới và cải thiện tất cả các khía cạnh của quản lý lực lượng lao động, và cùng với đó, nhà tuyển dụng toàn cầu cũng phải làm như vậy. Sự tiến bộ nhanh chóng của tự động hóa, tích hợp và quy trình làm việc tương ứng trực tiếp với khả năng của một tổ chức thích nghi và áp dụng nhanh chóng trong tương lai. Giống như trải nghiệm của nhân viên, sự chuyển đổi kỹ thuật có ý nghĩa là, tất nhiên, các nhà lãnh đạo hiểu rõ rằng luôn có công việc mới và nhiều hơn để làm. Nhưng những gì phục vụ tổ chức hôm nay có thể không phục vụ vào ngày mai, và phòng nhân sự và tiền lương cần duy trì tính linh hoạt. Deloitte gọi tư duy này là "điều hòa" thay vì "tối ưu hóa" được sử dụng thường xuyên hơn, và chú thích rằng "Một quá trình tích hợp biến đổi... có thể xác định các cơ hội để cung cấp dịch vụ nhân sự hiệu quả hơn, bao gồm cải tiến dựa trên công nghệ và tái thiết kế quy trình."

Về VNHR

Cơ cấu tổ chức

Điều lệ hội viên

Sự kiện Managers

Sự kiện HR-Pros

Sự kiện C-Suite

Kiến thức luật lao động

Tin đối tác

Tin Hội Viên

HR Mentoring

HR Networking

Dự án

Kiến thức nhân sự

Khóa học nhân sự

Tài liệu

Góc ứng viên

Góc nhà tuyển dụng

Sự kiện liên quan

Điều khoản VNHR

Chính sách bảo mật thông tin VNHR - Đơn đồng thuận cung cấp thông tin.

I. Giới thiệu

II. Những thay đổi đối với Chính sách quyền riêng tư

III. Các loại dữ liệu chúng tôi thu thập

Dữ liệu cá nhân

Dữ liệu phi cá nhân

IV. Cách chúng tôi sử dụng dữ liệu của bạn

Dữ liệu cá nhân

Dữ liệu phi cá nhân

V. Cách chúng tôi chia sẻ dữ liệu của bạn

VI. Cách bạn có thể quản lý việc xử lý dữ liệu của mình

VII. Cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu cá nhân

VIII. ID người dùng và mật khẩu

IX. Liên kết tới các trang Internet khác

X. Cách bạn có thể truy cập, thay đổi và xóa dữ liệu cá nhân của mình

XII. Cookie và các thiết bị web khác

XII. Truyền dữ liệu đến các quốc gia khác

XII. Quyền khiếu nại với cơ quan giám sát

XIV. Thông báo vi phạm

XV. Thông tin liên lạc