(Luật sư Dương Tiếng Thu, Nguyễn Quỳnh Thơ & Luật sư Nguyễn Hữu Phước)

Trong xu thế hội nhập kinh tế và toàn cầu hóa, cạnh tranh và rủi ro trong quản lý nhân sự là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng hệ thống các quy định trong nội bộ doanh nghiệp như Quy chế dân chủ, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, thang, bảng lương, và quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhằm mục đích giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp, công bằng, minh bạch, trật tự trong hoạt động của doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp nói chung và bộ phận hành chính nhân sự nói riêng.

In the context of economic integration and globalisation, competition and risks in human resource management are significant factors affecting the effectiveness of business operations. Therefore, establishing a system of internal regulations within the businesseses, such as democratic regulations, internal labour regulations, collective labour agreements, salary scales and tables, performance evaluation guidelines, aims to ensure professionalism, fairness, transparency, and order in the business’ activities. This is an important task for businesses in general and the human resources administrative department in particular.

Trong bài viết này, người viết đề cập 06 loại tài liệu pháp lý về lao động quan trọng mà doanh nghiệp phải hoặc nên ban hành để tăng cường hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự, kiểm soát nội bộ và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

In this article, the author discusses six important types of labour-related legal documents that businesses must or should issue to enhance the effectiveness of human resource management, internal control, and minimise legal risks for the businesses.

Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc

Democracy Regulations at the workplace

Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là nền tảng để ban hành các tài liệu pháp lý quan trọng. Doanh nghiệp nào sử dụng từ 10 NLĐ trở lên đều phải ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, nếu không sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính lên đến 20.000.000 đồng khi bị phát hiện.

The democracy regulations at the workplace serve as the foundation for issuing important legal documents. Any business employing 10 or more employees must issue democracy regulations at the workplace, as failure to do so may result in administrative penalties of up to 20,000,000 VND upon detection.

Theo đó, quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là tài liệu pháp lý quy định về các nội dung mà NLĐ có quyền được biết, được tham gia ý kiến, được giám sát và tự quyết định. Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc cũng quy định nội dung, thành phần, thời gian và cách thức tổ chức đối thoại tại nơi làm việc và hội nghị NLĐ theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể tham khảo Hướng dẫn số 41/HD-TLĐ của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam để tự xây dựng Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.

Accordingly, democracy regulations at the workplace are a legal document that stipulates the rights of employees to be informed, participate in opinions, be supervised, and make decisions. The democracy regulations at the workplace also specify the content, composition, timing, and methods of organising dialogues at the workplace and employee conferences as prescribed by law. Businesses can refer to Guideline No. 41/HD-TLĐ issued by the Vietnam Labour General Confederation to develop their own democracy regulations at the workplace.

Quy định pháp luật lao động hiện nay yêu cầu doanh nghiệp phải lấy ý kiến của công đoàn cơ sở (nếu có) và thực hiện đối thoại tại nơi làm việc trước khi ban hành những tài liệu pháp lý như Nội quy lao động, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, thang lương, bảng lương, quy chế thưởng, phương án sử dụng lao động, cho NLĐ thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, tạm đình chỉ công việc của NLĐ và các văn bản khác liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ. Nếu không ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính khi bị phát hiện, doanh nghiệp có thể đối mặt nhiều rủi ro tiềm ẩn về pháp lý.

Current labour legislation requires businesses to seek the opinions of grassroots trade unions (if applicable) and engage in dialogues at the workplace before issuing important legal documents such as internal labour regulations, performance evaluation guidelines, salary scales and tables, bonus policy, labour utilisation plans, termination of employment due to structural changes, technological changes, economic reasons, temporary suspension of work for employees, and other documents related to the rights, obligations, and interests of employees. Failure to issue democracy regulations at the workplace not only exposes businesses to administrative penalties upon detection but also poses potential legal risks.

Đối thoại tại nơi làm việc là một chế định khá mới theo quy định của BLLĐ 2019 và được áp dụng vào thực tiễn trong thời gian gần đây. Đặc biệt là vấn đề xây dựng phương án sử dụng lao động và cho NLĐ thôi việc vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế là vấn đề nhạy cảm, dễ phát sinh tranh chấp lao động. Nếu doanh nghiệp thực hiện không đủ, không đúng quy trình hoặc không đối thoại tại nơi làm việc theo Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, việc chấm dứt có thể bị tòa án phán quyết là trái pháp luật. Do vậy, doanh nghiệp nên xem xét việc xây dựng và ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc để tránh những rủi ro pháp lý cho mình.  

Workplace dialogues are a relatively new provision under the 2019 Labour Code and have been implemented in recent practice. Particularly, the issue of developing labour utilisation plans and terminating employment due to structural changes, technological changes, or economic reasons is a sensitive matter that may give rise to labour disputes. If businesses fail to fulfill the requirements, follow the correct procedures, or engage in dialogues at the workplace according to democratic regulations at the workplace, the termination may be deemed illegal by the court. Therefore, businesses should consider establishing and issuing democracy regulations at the workplace to mitigate potential legal risks.

Nội quy lao động

Internal labour regulations

Nhiều doanh nghiệp sử dụng sổ tay nhân viên (Staff Handbook/ Employee Handbook) như là những quy tắc bắt buộc trong nội bộ doanh nghiệp và áp dụng nó để xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ vi phạm. Tuy nhiên, tại Việt Nam, sổ tay nhân viên chỉ được xem là “kim chỉ nam” cung cấp cho NLĐ các thông tin có liên quan đến các chính sách, thủ tục và văn hóa công ty.

Many businesses use the Employee Handbook as mandatory internal rules within the business and apply it to handle labour disciplinary issues for employees who violate them. However, in Vietnam, the Employee Handbook is considered merely as a “guidebook” providing employees with information related to business policies, procedures, and culture.

Trong khi đó, Nội quy lao động là tài liệu pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp phải ban hành, gồm những quy tắc xử sự mà NLĐ phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động. Đây cũng là tài liệu pháp lý duy nhất chuẩn hóa về xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với NLĐ theo quy định pháp luật. Những doanh nghiệp nào sử dụng từ 10 NLĐ trở lên phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý về lao động có thẩm quyền. Doanh nghiệp nào không ban hành Nội quy lao động bằng văn bản và/hoặc không đăng ký Nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ không thể xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ vi phạm, kể cả khi hành vi đó đã được quy định trong sổ tay nhân viên của doanh nghiệp.

On the other hand, the Internal Labour Regulations is a compulsory legal document that businesses must issue, consisting of rules of conduct that employees must adhere to when participating in employment relations. This is also the only standardised legal document regarding the handling of labour discipline and material responsibility for employees as prescribed by law. Businesses employing 10 or more employees are required to issue the Internal Labour Regulations in writing and register it with the competent labour management authority. Businesses that fail to issue the Internal Labour Regulations in writing and/or register them with the competent State agency will not be able to enforce labour disciplinary measures for employee violations, even if such actions are specified in the Employee Handbook of the business.

Mặc dù pháp luật chưa ban hành mẫu chung để tham chiếu hay sử dụng, nhưng nguyên tắc quan trọng khi xây dựng Nội quy lao động là phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu được pháp luật quy định[1], sau đó mới xét đến các quy định đặc thù, nội bộ của doanh nghiệp. Đặc biệt, các nội dung về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi hay các vấn đề về kỷ luật lao động bắt buộc phải tuân theo luật định nhằm tránh sự tùy tiện và bất lợi cho NLĐ.

Although there is no standardised template or reference provided by the law, the important principle when developing the Internal Labour Regulations is to ensure that all essential content required by law is included, followed by specific provisions and internal regulations of the business. Particularly, content related to working hours, rest time, and issues regarding labor discipline must comply with the law to avoid arbitrariness and disadvantages for employees.

Doanh nghiệp phải tổ chức Đối thoại tại nơi làm việc để lấy ý kiến của thành viên của công đoàn cơ sở nếu doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở và những NLĐ không phải là thành viên của tổ chức này về Nội quy lao động trước khi ban hành[2]. Nếu bỏ qua thủ tục này, Nội quy lao động của doanh nghiệp có thể bị xem là không có hiệu lực, dẫn đến rủi ro cơ quan giải quyết tranh chấp xem xét việc xử lý kỷ luật lao động của doanh nghiệp là trái quy định pháp luật, phải bồi thường tùy từng mức độ cho NLĐ và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính lên đến 20.000.000 đồng nếu không tham khảo ý kiến của công đoàn cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động[3].

Businesses must organise workplace dialogues to seek the opinions of members of the grassroots trade union if the business has one, and those employees who are not members of this organisation regarding the Internal Labour Regulations before issuing them. Failure to follow this procedure may result in the invalidity of the Internal Labour Regulations of the business, leading to the risk of dispute resolution authorities considering the business’ handling of labor disciplinary actions as a violation of the law, requiring compensation to employees depending on the severity of the case and impacting the reputation of the business. Additionally, businesses face the risk of administrative penalties of up to 20,000,000 VND if they fail to consult the opinions of the grassroots trade union before issuing or amending and supplementing the Internal Labour Regulations.

Thang lương, bảng lương

Salary scale and table

Ngoài Nội quy lao động, doanh nghiệp còn bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho NLĐ. Doanh nghiệp nào không xây dựng thang lương, bảng lương có thể bị xử lý vi phạm hành chính lên đến 20.000.000 đồng[4].

In addition to the Internal Labour Regulations, businesses are also required to establish salary scales and tables as a basis for recruitment, labour utilisation, and agreement on job-specific or position-specific salaries stated in the employment contracts, as well as for remunerating employees. Businesses that fail to establish salary scales and tables may be subject to administrative penalties of up to 20,000,000 VND.

Theo đó, doanh nghiệp cần đảm bảo mức lương thấp nhất trong thang lương, bảng lương phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu tại nơi NLĐ làm việc do Chính phủ công bố tại từng thời điểm. Hiện nay, mức lương tối thiểu đang được áp dụng theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề nhau sẽ do doanh nghiệp tự quyết định phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp mà không cần phải đảm bảo ít nhất 5% như quy định trước đây[5].

Accordingly, businesses need to ensure that the minimum salary level in the salary scales and tables is equal to or higher than the minimum wage level announced by the Government at each point in time where the employees work. Currently, the minimum wage level is being applied according to Decree 38/2022/NĐ-CP, effective from 1 July 2022. The interval between two adjacent salary levels will be determined by the business itself, based on the actual situation of the business, without the requirement of ensuring a minimum 5% difference as previously stipulated.

Khi xây dựng thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải lấy ý kiến của công đoàn cơ sở, tổ chức đối thoại để lấy ý kiến NLĐ trước khi ban hành, sau đó công bố công khai cho toàn bộ NLĐ được biết. Việc công khai về thang lương, bảng lương được hiểu là công khai những thông tin chung để làm cơ sở thỏa thuận mức lương cụ thể trên hợp đồng lao động. Đối với những thông tin về tiền lương cụ thể theo hợp đồng lao động với NLĐ là thông tin cá nhân, bí mật nên doanh nghiệp không cần phải công khai nội dung này.

When establishing salary scales and tables, businesses must seek the opinions of the grassroots trade union, engage in dialogue to gather the opinions of employees before issuing them, and then publicly announce them for all employees to know. Publicising the salary scales and tables means disclosing general information to serve as a basis for negotiating specific salary levels in the employment contracts. Regarding specific salary information in the employment contracts, which is personal and confidential, businesses are not required to disclose this content.

Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Regulation on performance evaluation criteria

Điều 36.1(a) BLLĐ quy định doanh nghiệp có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với NLĐ vì lý do NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của doanh nghiệp.

Article 36.1(a) of the Labour Code states that businesses have the right to unilaterally terminate employment contracts with employees due to the employees’ frequent failure to fulfill their job duties as determined by the Regulation on performance evaluation criteria of the business.

Để đánh giá NLĐ “thường xuyên” không thực hiện tốt các công việc được giao, doanh nghiệp phải xây dựng các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc cụ thể đối với từng vị trí, chức danh, phòng ban, bộ phận trong quy chế này và nhiệm vụ cụ thể của NLĐ theo hợp đồng lao động, bảng mô tả công việc và chỉ số đo lường kết quả công việc (KPIs). Việc đánh giá nên tiến hành định kỳ và được lập thành văn bản để gửi cho NLĐ, giúp họ có thể nhận được phản hồi liên tục về chất lượng công việc để điều chỉnh, cải thiện cách thức làm việc. Doanh nghiệp cũng nên áp dụng quy chế này một cách linh hoạt theo điều kiện kinh tế, xã hội, môi trường làm việc tại thời điểm đánh giá để tăng tính thuyết phục và tạo động lực cho NLĐ. Về phía NLĐ, họ cũng sẽ có một hệ quy chiếu rõ ràng những tiêu chí về mức độ hoàn thành công việc đối với vị trí công việc của mình để tuân thủ, thực hiện.

To assess employees’ “frequent” poor performance, businesses must establish specific criteria for evaluating the degree of job completion for each position, title, department, and division within these regulations, as well as the specific tasks of employees according to the employment contract, job descriptions, and performance indicators (KPIs). The evaluation should be conducted regularly and documented to provide continuous feedback to employees, allowing them to receive ongoing feedback on their work quality for adjustment and improvement. Businesses should also flexibly apply these regulations based on the economic, social, and working environment conditions at the time of evaluation to enhance persuasiveness and motivation for employees. On the employees’ side, they will have a clear benchmark system for the degree of job completion for their respective positions to comply with and fulfill.

Hiện nay, có không ít doanh nghiệp chuyển sang quản lý NLĐ thông qua hiệu suất làm việc như áp dụng thời giờ làm việc linh hoạt (flexible working time) hoặc làm việc tại nhà (hybrid working model). Do đó, ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ góp phần tối ưu hóa chức năng quản lý cho doanh nghiệp.

Currently, many businesses have shifted to managing employees based on performance, such as implementing flexible working hours or hybrid working models. Therefore, issuing regulations for assessing job performance will contribute to optimising the management function for businesses.

Việc xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc thật sự là “bài toán nan giải” nhất đối doanh nghiệp và bộ phận hành chính nhân sự. Do pháp luật hiện nay không có bất kỳ hướng dẫn, quy định pháp lý nào để doanh nghiệp có thể tham chiếu để xây dựng tài liệu này nên Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ là “con dao hai lưỡi” đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp khó nắm chắc phần thắng khi có tranh chấp lao động xảy ra về quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với lý do NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc.

The establishment of regulations for assessing job performance is considered the most challenging task for businesses and their human resources departments. Since current laws do not provide any guidance or legal provisions for businesses to refer to in developing this document, the regulations for assessing job performance can be a double-edged sword for businesses. It becomes difficult for businesses to have a strong position when facing labour disputes concerning the unilateral termination of employment contracts due to the employee’s frequent failure to fulfill their job duties.

Quy chế thưởng

Bonus policy

Quy chế thưởng của doanh nghiệp nói chung là một tập hợp các quy định, chính sách và quy trình mà doanh nghiệp thiết lập để xác định và trao thưởng cho nhân viên dựa trên hiệu suất làm việc, mức đóng góp và đạt được các mục tiêu cụ thể do doanh nghiệp đề ra. Quy chế thưởng giúp quản lý và điều chỉnh việc trao thưởng một cách công bằng, minh bạch và có tính đồng nhất trong doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp nói chung không bắt buộc phải ban hành quy chế thưởng của mình. Tuy nhiên, việc có một quy chế thưởng trong doanh nghiệp mang lại khá nhiều lợi ích cũng như giảm bớt được những bất lợi có thể xảy ra cho doanh nghiệp.

The bonus policy of a business, in general, is a set of regulations, policies, and procedures that the business establishes to determine and grant bonuses to employees based on their performance, contributions, and achievement of specific goals set by the business. The bonus policy helps manage and administer bonuses in a fair, transparent, and consistent manner within the business. According to legal provisions, businesses are not generally required to establish their own bonus policies. However, having a bonus policy in place brings many benefits and helps mitigate potential disadvantages for the business.

Nếu không có quy chế thưởng, các khoản trả thưởng của doanh nghiệp có thể sẽ không được xem là chi phí hoạt động hợp lệ của doanh nghiệp để được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu chúng không được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể. Ngoài ra, nếu không có thỏa ước lao động tập thể thì doanh nghiệp phải đưa điều khoản về quy chế thưởng của mình vào tất cả hợp đồng lao động của nhân viên để được xem là chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi muốn thay đổi nội dung của quy chế thưởng đã ban hành thì doanh nghiệp phải làm phụ lục hợp đồng lao động để thay đổi nội dung về quy chế thưởng trong tất cả các hợp đồng lao động của người lao động trong doanh nghiệp. Điều này trong thực tế sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức của bộ phận nhân sự.

Without a bonus policy, the payments made by the business as bonuses may not be recognized as legitimate operating expenses and may not be deductible for corporate income tax purposes unless they are explicitly stated in the individual employment contracts or collective labour agreements. Furthermore, in the absence of collective labour agreements, the business must include the provisions of its bonus policy in all employment contracts of employees to be considered as operating expenses. However, when wanting to change the content of the established bonus policy, the business must amend the employment contracts by adding an addendum to modify the content of the bonus policy in all the employment contracts of the employees within the business. In practice, this can consume considerable time and effort from the human resources department.

Nếu có quy chế thưởng, nó sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân nhân viên trong việc đạt được mục tiêu và tiêu chí thưởng. Bên cạnh đó, nó giúp tạo ra một cơ chế khuyến khích, thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ, cống hiến và đạt được kết quả tốt hơn. Ngoài ra, một quy chế thưởng minh bạch và công bằng giữa các nhân viên sẽ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tăng cường lòng trung thành với doanh nghiệp.

If a bonus policy is in place, it will help the business clearly define the roles and responsibilities of each individual employee in achieving the bonus criteria and goals. Additionally, it creates an incentive mechanism that encourages employees to work diligently, contribute, and achieve better results. Furthermore, a transparent and fair bonus policy among employees will foster a positive work environment and enhance loyalty to the business.

Hiện không có biểu mẫu quy chế thưởng theo quy định của pháp luật. Thay vào đó, doanh nghiệp phải tự xây dựng nội dung quy chế thưởng của mình sao cho phù hợp với bản chất, đặc thù hoạt động riêng của từng doanh nghiệp. Hay nói cách khác, quy chế thưởng của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau và được thiết kế theo tình hình, ngành nghề và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp đó. Để xây dựng quy chế thưởng, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

Currently, there are no prescribed templates for bonus policies in accordance with legal provisions. Instead, businesses must develop their own bonus policy content that is suitable for the nature and specific operations of each business. In other words, the bonus policy of each business may vary and is designed based on the situation, industry, and specific objectives of that business. To establish a reward policy, businesses should follow these steps:

• Xác định rõ mục tiêu kinh doanh và tiêu chí để đánh giá, định hình hình thức và phương thức trao thưởng;
  Clearly define business objectives and criteria for evaluation to shape the form and methods of bonuses;

• Xác định các phần tử thưởng, bao gồm tiền lương, thưởng theo thành tích, thưởng theo nhóm, thưởng theo dự án, hoặc các hình thức khác;
  Identify reward elements, including salary, performance-based bonuses, group-based bonuses, project-based bonuses, or other forms;

• Xác định rõ quyền và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình thưởng, bao gồm người quyết định, người thực hiện và người nhận thưởng. Điều này giúp tránh sự mập mờ và tranh chấp về việc quyết định và thực hiện quyết định thưởng;
  Clearly define the rights and responsibilities of parties involved in the bonus process, including decision-makers, implementers, and recipients. This helps avoid ambiguity and disputes regarding bonus decisions and their execution;

• Thiết lập quy trình xét thưởng rõ ràng và minh bạch. Điều này bao gồm cách tính điểm, tiêu chí đánh giá, phương pháp đo lường và quy trình xét duyệt. Quy trình nên được thiết kế sao cho công bằng, có tính khách quan và có khả năng đo lường đúng đắn hiệu suất và đóng góp của từng cá nhân;
  Establish a clear and transparent reward evaluation process. This includes scoring methods, evaluation criteria, measurement techniques, and approval procedures. The process should be designed to be fair, objective, and capable of accurately measuring individual performance and contributions;

• Đảm bảo tính công bằng trong việc xác định và trao thưởng. Tránh sự thiên vị và đảm bảo rằng tất cả cá nhân hoặc nhóm được đánh giá và trao thưởng một cách công bằng. Điều này có thể đạt được bằng cách xem xét các tiêu chí đo lường khách quan, xây dựng các quy tắc và quy định rõ ràng và áp dụng quy trình đánh giá công bằng và minh bạch;
  Ensure fairness in reward determination and distribution. Avoid favoritism and ensure that all individuals or groups are evaluated and rewarded fairly. This can be achieved by considering objective measurement criteria, building clear rules and regulations, and applying fair and transparent evaluation processes;

• Xác định phương thức trao thưởng, bao gồm thời gian, hình thức và phương thức thanh toán thưởng. Cần xác định liệu thưởng có được trao dưới dạng tiền mặt, phần thưởng không tiền mặt (như chứng chỉ, quà tặng, quyền sử dụng) hay kết hợp cả hai. Ngoài ra, cần xác định thời gian thưởng (hàng tháng, hàng quý, hàng năm) và quy định cách thức trao thưởng để đảm bảo tính nhất quán và thúc đẩy hiệu suất làm việc;
  Determine the bonus method, including timing, form, and payment method. It is necessary to determine whether bonuses are given in cash, non-monetary rewards (such as certificates, gifts, privileges), or a combination of both. Additionally, the timing of bonuses (monthly, quarterly, annually) and the method of bonus distribution should be defined to ensure consistency and promote performance;

• Đảm bảo rằng quy chế thưởng của doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật, tránh vi phạm và xử lý hợp lý trong việc trả lương, thưởng cho nhân viên. Tuân thủ pháp luật cũng giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý, xử lý vi phạm hành chính và tiềm ẩn sự không ổn định về quan hệ lao động;
  Ensure that the business’ bonus policy complies with relevant legal regulations, avoiding violations and handling salary and bonus payments to employees in a reasonable manner. Compliance with the law also helps the business avoid legal risks, administrative penalties, and potential labour relations instability;

• Trước khi công bố công khai quy chế thưởng tại nơi làm việc, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở ở những nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; và
  Prior to publicly announcing the bonus policy in the workplace, the business must consult with the representative organisation of employees at the establishment in places where there are representative organisations of employees at the business; and

• Quy chế thưởng cần được công bố và thông báo rõ ràng cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm các chi nhánh và văn phòng đại diện thông qua việc đăng trên mạng nội bộ (intranet) của doanh nghiệp hay treo ở bản tin thông báo tại các nơi làm việc. Điều này giúp tạo ra sự minh bạch và sự hiểu biết đối với các tiêu chí và quy trình xét thưởng, tạo lòng tin và sự công bằng trong tập thể người lao động.
  The bonus policy needs to be published and clearly communicated to all employees within the business, including its branches and representative offices, through internal networks (intranet) or posted on notice boards at workplaces. This helps create transparency and understanding of criteria and evaluation processes, fostering trust and fairness within the collective workforce.

Nhìn chung, để xây dựng một quy chế thưởng hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định pháp luật có liên quan, tìm hiểu và áp dụng những quy tắc công bằng và minh bạch trong việc đánh giá, xét thưởng và trao thưởng. Ngoài ra, việc tham khảo và học hỏi từ các quy chế thưởng tiêu biểu của các doanh nghiệp đối tác đã thành công trước đó và tham khảo ý kiến tư vấn của luật sư nội bộ và luật sư có chuyên môn về luật lao động bên ngoài cũng có thể giúp trong việc xây dựng quy chế thưởng phù hợp với tình hình và mục tiêu của doanh nghiệp cụ thể.

In general, to build an effective bonus policy, businesses need to have a solid understanding of relevant legal regulations and apply fair and transparent rules in evaluating, rewarding, and distributing rewards. Additionally, referring to and learning from exemplary bonus policies of successful partnering companies and seeking advice from in-house lawyers and labour law specialists can also be helpful in developing a bonus policy that aligns with the specific situation and goals of the business.

Có thể nói, quy chế thưởng là một công cụ quan trọng để thúc đẩy hiệu suất lao động, tạo động lực cho nhân viên và tăng cường sự cống hiến. Khi được xây dựng và thực hiện đúng cách, quy chế thưởng có thể góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc cho người lao động, tạo ra môi trường làm việc tích cực và thu hút và giữ chân nhân tài trong doanh nghiệp và chi phí phát sinh sẽ được xem là chi phí hợp lệ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

It can be said that a bonus policy is an important tool for boosting work performance, motivating employees, and enhancing dedication. When built and implemented correctly, a bonus policy can significantly contribute to improving work performance, creating a positive work environment, attracting and retaining talent within the business, and the associated expenses will be considered valid costs deductible for corporate income tax purposes.

Thỏa ước lao động tập thể
Labour Collective Agreement

Dù không mang tính bắt buộc như Nội quy lao động và Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp là văn bản ghi nhận những thỏa thuận mà doanh nghiệp và công đoàn cơ sở đạt được thông qua thương lượng tập thể và chỉ được ký kết khi có trên 50% NLĐ của doanh nghiệp biểu quyết tán thành[6].

While not mandatory like Internal Labour Regulations and the Regulation on performance evaluation criteria, the Collective Labour Agreement of a business is a document that records the agreements reached through collective bargaining between the business and the grassroots trade union and is only signed when more than 50% of the employees of the business vote in favour.

Mục đích của Thỏa ước lao động tập thể là cung cấp các điều kiện lao động, chế độ và phúc lợi lao động cho NLĐ cao hơn so với các quy định của BLLĐ. Nếu quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ trong hợp đồng lao động đã giao kết trước ngày Thỏa ước lao động tập thể có hiệu lực thấp hơn quy định tương ứng thì phải thực hiện theo Thỏa ước lao động tập thể. Các quy định nào của doanh nghiệp chưa phù hợp với Thỏa ước lao động tập thể cũng phải được sửa đổi theo.

The purpose of the Collective Labour Agreement is to provide better working conditions, regimes, and welfare for employees than the provisions of labour legislation. If the rights, obligations, and interests of employees in the pre-existing employment contracts are lower than the corresponding provisions, they must be implemented according to the Collective Labour Agreement. Any provisions of the business that are not in compliance with the Collective Labour Agreement must also be revised accordingly.

Vai trò nổi bật của Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp là: (i) các chi phí trả cho NLĐ được ghi nhận trong Thỏa ước lao động tập thể có thể được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp; (ii) tinh gọn các điều khoản trong hợp đồng lao động khi nội dung về quyền và lợi ích của NLĐ được tham chiếu tới Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp; (iii) hiệu quả quản lý nội bộ đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều NLĐ; (iv) có thể quy định điều khoản thưởng trong Thỏa ước lao động tập thể mà không cần ban hành thêm Quy chế thưởng; và (v) tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường lao động hiện nay.

The prominent roles of the Collective Labour Agreement of the business are: (i) the costs paid to employees as recorded in the Collective Labour Agreement can be considered reasonable and deductible for corporate income tax purposes; (ii) streamlining the terms in employment contracts when the content regarding the rights and interests of employees refers to the Collective Labour Agreement of the business; (iii) internal management efficiency for businesses employing multiple employees; (iv) the ability to stipulate bonus provisions in the Collective Labour Agreement without issuing additional regulations on bonuses; and (v) enhancing the competitive advantage of businesses in the current labour market.

Tóm lại, mặc dù giữ vai trò khác nhau nhưng 6 loại tài liệu pháp lý nêu trên đều hỗ trợ lẫn nhau cho mục đích tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho hoạt động quản lý nhân sự và môi trường làm việc tiến bộ, văn minh và kỷ luật tại nơi làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh nhu cầu về sự quan tâm đến chất lượng công việc và chất lượng cuộc sống của NLĐ ngày càng được tăng cường. Trong đó, 03 tài liệu có tính chất bắt buộc là Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc (nếu có sử dụng 10 NLĐ trở lên), Nội quy lao động và thang lương, bảng lương. Tùy vào mô hình kinh doanh đặc thù của mình và số lượng NLĐ làm việc cho doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể xem xét đến việc xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, quy chế thưởng và Thỏa ước lao động tập thể.

In summary, although they have different roles, the six mentioned types of legal documents support each other in creating a solid legal framework for progressive, civilized, and disciplined personnel management and work environment. This is particularly important in the context of increasing attention to job quality and employees’ quality of life. Among these, the three mandatory documents are the Democratic Regulations at the workplace (if employing more than 10 employees), the Internal Labour Regulations, and the salary scale and tables. Depending on the specific business model and the number of employees working for the business, the business may consider developing the Regulations on Performance Evaluation, Bonus Policy and the Collective Labour Agreement.

Để xây dựng các văn bản với hệ thống các quy định chặt chẽ và hợp pháp, doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của luật sư độc lập bên ngoài trong việc cung cấp và tư vấn các biểu mẫu chi tiết, cập nhật theo quy định hiện hành của pháp luật cũng như hỗ trợ việc đăng ký hay thông báo các tài liệu đó với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về lao động của địa phương. Những người làm công việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp và luật sư nội bộ là những người am hiểu về tình hình hoạt động của doanh nghiệp sẽ cung cấp các thông tin có liên quan để từ đó luật sư độc lập bên ngoài có thể đưa ra những tư vấn pháp lý chính xác, phù hợp cho mỗi doanh nghiệp.

To build documents with a systematic and legally compliant set of regulations, businesses can seek the assistance of independent external lawyers in providing and advising on detailed forms, updating them according to current legal provisions, as well as supporting the registration or notification of these documents to the relevant labour authorities at the local level. Personnel managers within the businesses and inhouse lawyers who understand the business‘s operations will provide relevant information so that external lawyers can provide accurate and appropriate legal advice for each business.

Bài viết này của tôi được viết chủ yếu dựa vào những kiến thức pháp luật bao quát mà tôi đã được học ở trường đại học cũng như những kinh nghiệm hành nghề luật sư chuyên sâu của tôi trong gần 25 năm qua. Nếu bạn thấy rằng những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. 

This article is primarily based on the comprehensive legal knowledge I have acquired during my university studies and my extensive 25-year experience as a specialised lawyer. If you find the information I shared above are useful, please support me by clicking on this website: www.phuoc-partner.com.

[1] Điều 118.2 BLLĐ 2019 và Điều 69.2 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

[2] Điều 118.3 BLLĐ và Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

[3] Điều 19.2 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

[4] Điều 6.1 và Điều 17.1 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

[6] Điều 75.1 và Điều 76.1 BLLĐ 2019.